Přihlášený eventový projekt byl realizován v kalendářním roce 2024. Při realizaci přihlašovaného projektu probíhala komunikace se zadavateli primárně v českém jazyce, sekundárně v jazyce anglickém nebo slovenském. Přihlašované projekty nemusí být realizovány na území ČR, ale přihlašovatel se musí na jejich realizaci zásadním způsobem podílet, tj. jako dodavatel podstatné složky eventového projektu. Do soutěže se mohou přihlásit projekty realizované klasicky (živě), v on-line formátu i eventy hybridní.

Přihlašovatelem může být fyzická nebo právnická osoba, která podá přihlášku do soutěže Výroční ceny ČEA a splní její kritéria. Přihlašovatel eventového projektu musí být česká právnická nebo fyzická osoba podnikající na území České republiky bez ohledu na místo realizace eventového projektu. Přihlašovatel odpovídá za svolení zadavatele s účastí v soutěži a se zveřejněním poskytnutých referenčních materiálů (video, foto aj.) týkajících se přihlašovaného eventového projektu. Za správnost a pravdivost údajů uvedených v přihlášce odpovídá výhradně přihlašovatel.

Registrace společnosti do soutěže a podání přihlášky/přihlášek probíhá výhradně elektronicky přes soutěžní aplikaci ČEA. Informace k otevření soutěžní aplikace budou uveřejněny na webu a sociálních sítích ČEA a zaslány přes direct mail.

• soutěžní kategorie
• úvodní informace přihlášky (soutěžící, klient, název projektu)
• společnosti podílející se na realizaci
• kontaktní informace pro komunikaci s ČEA
• popis eventového projektu
• rozpočtová kategorie projektu
• obhajoba hodnotících kritérií
• video o projektu v max. délce 2 min
• ostatní přílohy – nepovinné, např. fotografie, prezentace, grafika aj.

V případě nepřesností či nejasností uvedených v přihlášce bude přihlašovatel kontaktován zástupcem ČEA k doplnění. Pokud přihlášky nebudou ani po výzvě kompletní, má pořadatel právo projekt do soutěže nezařadit. Přihlašovatel v takovém případě ztrácí nárok na vrácení již zaplaceného poplatku.

Každá přihláška obsahuje kontaktní a  fakturační údaje přihlašovatele.

• kategorie
• klient/značka
• název eventového projektu (max. 40 znaků)
• původní koncept (ano/ne)
• kontaktní údaje soutěžícího
• další agentury/společnosti podílející se na realizaci eventu
• účastníci nesoucích hlavní podíl na úspěšnosti event
• formát eventu (klasický/on-line/hybridní)
• popis eventového projektu (max. 900 znaků)
• rozpočtová kategorie
• obhajoba hodnotícího kritéria Kreativita (max. 900 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Náročnost a provedení (max. 900 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Přínos – vliv na chování/vnímání (max. 900 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Udržitelnost (max. 900 znaků)

Významnou součástí každé přihlášky je video (v délce max. 2 min.) shrnující celý event – objasňující průběh, rozsah akce, důležité body i výsledky. Doporučujeme využít titulky či voiceover tak, aby ve videu byla vysvětlena výjimečnost vašeho počinu.

Pro registraci přihlášek až do 1. kola hlasování video není povinné. V případě postoupení do 2. kola (umístění na shortlist) je video povinné pro všechny projekty.

Soutěžící může přihlášku doplnit o další (nepovinné) přílohy, např. fotografie, prezentace, grafiku aj.

Hlasování porotců je dvoukolové. Před hlasováním v prvním kole může pořadatel, prostřednictvím zvoleného oponenta z řad členů poroty, vyzvat přihlašovatele k doplnění či ujasnění některých částí přihlášky do určeného termínu.

Porota není povinna vyhlásit některou z kategorií, pokud do dané kategorie nebylo přihlášeno dostatek kvalitních projektů vhodných k umístění. O nevyhlášení kategorie rozhodne nadpoloviční většina porotců.

Porota uděluje 1., 2. a 3. místo v každé kategorii, pokud je přihlášen pro danou soutěžní kategorii dostatečný počet eventových projektů. Může rozhodnout nevyhlásit všechny tři umístění, pokud se nadpoloviční většinou shodne, že přihlášené projekty nesplňují kritéria na vítězství. Porota nemůže vyhlásit 2 projekty na stejném místě.

Porotce nesmí hlasovat, rozhoduje-li se o přihlášce, resp. eventovém projektu, kde je ve střetu zájmů, tj. zejména v případech, kde se sám porotce nebo společnost, v níž působí, z jakéhokoliv titulu, podíleli na realizaci přihlášeného eventového projektu nebo kde má blízký vztah s přihlašovatelem, zadavatelem přihlášeného eventového projektu apod. V takovém případě porotce označí střet zájmů u dané přihlášky a krátce slovně popíše příčinu střetu zájmů.

Na návrh předsedy poroty může porota v odůvodněných případech hlasováním rozhodnout o dalších změnách obecných pravidel nebo o sloučení kategorií s nízkým počtem přihlášených prací.

Každý porotce samostatně prostřednictvím on-line aplikace ohodnotí splnění konkrétních kritérií u všech do soutěže podaných platných přihlášek. K dispozici je škála od 0 do 3, přičemž jednotlivá ohodnocení mají následující význam:

• 0 – nedostatečné pro uvedení na shortlist
• 1 – doporučení pro uvedení na shortlist
• 2 – doporučení pro udělení výhry
• 3 – doporučení na 1. místo v dané kategorii

Projekty přihlášené do některé z kategorie 1A-2B se budou hodnotit z pohledu kritérií Kreativita, Náročnost a provedení a Přínos – vliv na chování/vnímání. Jednotlivá kritéria v kategoriích 1A-2B mají pro výslednou průměrnou známku přiřazené tyto procentuální podíly:

• Kreativita (40 %)
• Náročnost a provedení (30 %)
• Přínos – vliv na chování/vnímání (30 %)

Projekty prihlášené přímo do kategorie 5 Udržitelné eventy se budou hodnotit pouze z pohledu kritéria Udržitelnost.

Na shortlist zpravidla postupuje 5 nejlépe hodnocených projektů v každé kategorii. Porota může na základě hlasování nadpoloviční většiny přítomých porotců shortlist rozšířit o další projekty v dané kategorii.

O zařazení přihlášeného eventového projektu na shortlist bude organizátor postupující soutěžící informovat emailem po uzavření 1. kola hlasování.

Druhé kolo hlasování poroty se uskuteční za fyzické přítomnosti porotců na základě živé prezentace přihlašovatele. Porota je usnášeníschopná při jakémkoliv počtu porotců. Prezentace shortlistovaných prací a hodnocení porotců v druhém kole hlasování probíhá v jeden den, přesný časový harmonogram akce je zaslán soutěžícím i porotcům emailem.

V určený den pro osobní prezentace všech shortlistovaných projektů, vyslechne porota ústní obhajobu  soutěžíích. Po odprezentování každé kategorie porotci v aplikaci udělí každému projektu návrh na umístění 1. – 3. místa. Dle výsledků 2. kola hlasování porota společnou diskuzí rozhodne o finálních vítězích v jednotlivých kategoriích.

Porota dále určí vítěze za nejlepší eventy z pohledu kreativity a nejlepší produkce eventu. Na závěr nadpoloviční většinou rozhodne o absolutním vítězi, kterému přidělí cenu GRAND PRIX, a to z projektů, které se umístily v přihlášené kategorie na prvním místě.

Porota může udělit mimořádná ocenění dle vlastní volby.

Detailní informace k slavnostnímu předávání ocenění vítězům bude Česká eventová asociace informovat na webu ČEA a sociální sítě, a také přes direct mail.

Zástupce každého z oceněných přihlašovatelů obdrží trofej a/nebo oficiální výherní certifikát Výroční ceny ČEA 2025 s názvem přihlašovatele a klienta, eventového projektu, soutěžní kategorie a získaného ocenění.

Porota na slavnostním předávání ocenění vyhlásí zpravidla pouze vítěze těch soutěžních kategorií, ve kterých udělila alespoň jedno ocenění. Při slavnostním předávání ocenění tak nemusí být vyhlášeny soutěžní kategorie, ve kterých žádná ocenění nebyla udělena. V případě, že do některé kategorie nebude přihlášen žádný eventový projekt, vyhrazuje si pořadatel právo takovou kategorii nevyhlásit.

Přihlašovatel, který nesplní podmínky pro účast v soutěži, nebo který jiným způsobem nevyhoví pravidlům soutěže VC ČEA bude ze soutěže jejím pořadatelem kdykoliv v jejím průběhu vyloučen. Pořadatel si vyhrazuje právo na konečné posouzení správnosti a úplnosti jednotlivých přihlášek do soutěže, jakož i právo na vyloučení kteréhokoliv přihlašovatele z databáze účastníků soutěže v případech, že jeho přihláška nebude odpovídat plně pravidlům soutěže VC ČEA, zejména nebude pravdivě nebo bude zavádějícím způsobem uvádět informace o přihlašovaném eventovém projektu, bude posouzena jako neetická či v rozporu s dobrými mravy nebo v případě podezření z pokusu podvodného získání ocenění v soutěži. Pokud se dodatečně ukáže, že vítězem se stal přihlašovatel, který nesplnil podmínky účasti v soutěži nebo je u něj dán jiný důvod pro vyloučení ze soutěže, ztrácí pozici vítěze a ocenění mu nebude přiznáno, případně, bylo-li již přiznáno, mu bude odejmuto. Rozhodnutí pořadatele je ve všech takových případech konečné a nelze se proti němu odvolat.

Pořadatel si vyhrazuje právo kdykoliv měnit tato pravidla soutěže VC ČEA, případně soutěž odvolat, pozastavit, zrušit, předčasně ukončit nebo prodloužit. Tato pravidla se řídí právními předpisy platnými v České republice.

Odesláním přihlášky do soutěže VC ČEA schvaluje přihlašovatel tato pravidla a zavazuje se je dodržovat.

Veškerá data získaná od přihlašovatele, který je fyzickou osobou, jsou považována za jeho osobní a vztahuje se na ně ochrana podle zákona o ochraně osobních údajů, v platném znění. Přihlašovatel tímto odesláním přihlášky do soutěže uděluje pořadateli souhlas se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu uvedeném v přihlášce do soutěže Výroční ceny ČEA (dále jen „VC ČEA“), zejména jméno, příjmení, identifikační číslo, adresa sídla a potvrzuje, že je srozuměn zejména s tím, že poskytnutí údajů je dobrovolné a že má právo je odvolat, a to písemnou formou na adresu pořadatele a dále práva o přístupu k údajům, které se jeho osoby týkají, a právo je opravit, zablokovat nebo požadovat jejich likvidaci, jakož i právo na omluvu, peněžní zadostiučinění nebo peněžitou náhradu, bylo-li jednáním pořadatele jako správce porušeno právo přihlašovatele na lidskou důstojnost, osobní čest, dobrou pověst či právo na ochranu jména. Odvolání souhlasu je účinné okamžikem doručení na adresu pořadatele a má za následek vyloučení účastníka ze soutěže a ztrátu možnosti získat ocenění, stane-li se tak před jeho převzetím. Pořadatel se zavazuje, že osobní údaje přihlašovatele nebudou předávány žádné třetí osobě, s výjimkou osob, které budou pořadatelem pověřeny zpracováním osobních údajů. Přihlašovatel souhlasí s tím, že údaje poskytnuté pořadateli mohou být použity k propagaci soutěže VC ČEA zveřejněním na webových stránkách soutěže na adrese www.c-e-a.cz., v elektronické i tištěné prezentaci, při slavnostním vyhlášení vítězů soutěže VC ČEA a v dalších publikacích vydaných či sjednaných přes ČEA. Tato data mohou být doplněna o další osobní údaje přihlašovatele, zejména taková, která budou zachycená v rámci audiovizuálních a obrazových záznamů, včetně fotodokumentace z libovolné části soutěže, které se přihlašovatel osobně účastnil, zejména z průběhu osobních prezentací přihlášeného eventového projektu nebo projektů, předávání ocenění vítězům soutěže.

Každý přihlašovatel odesláním přihlášky do soutěže VC ČEA uděluje organizátorovi v souladu se zákonem, v platném znění souhlas se zasíláním obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků na e-mailovou adresu v přihlášce uvedenou, to vše pro marketingové účely organizátora, tj. zejména k informování o jeho činnosti a akcích. Pokud si přihlašovatel přeje svůj souhlas se zasíláním obchodních sdělení na v přihlášce uvedenou e-mailovou adresu odvolat, může tak kdykoliv učinit písemně e-mailem zaslaným na marketa.chacaturov@c-e-a.cz.

Zasláním přihlášky do soutěže uděluje přihlašovatel organizátorovi bezúplatně oprávnění k užití (licenci/podlicenci) do soutěže dodaných audiovizuálních záznamů a fotodokumentace týkající se přihlašovaného eventového projektu (dále jen „chráněné materiály“) a násl. Občanského zákoníku v souladu s jejich povahou pro účely prezentace výsledků soutěže VC ČEA, včetně PR a marketingových účelů organizátora, zejména jejich zveřejněním na webových stránkách a sociálních sítích soutěže a ČEA, v tisku bez ohledu na jeho formu, v rámci ročenky VC ČEA bude-li vydána a dalších publikací ČEA, veřejným provozováním a vystavováním v rámci vyhlášení vítězů VC ČEA a v televizním vysílání, bez časového, množstevního a územního omezení. Přihlašovatel současně souhlasí s tím, aby dodané chráněné materiály byly organizátorem následně pro účely zveřejnění upraveny, včetně spojení s jinými díly nebo zařazení do souborného díla. Organizátor soutěže není povinen licenci využít. Účastník soutěže současně prohlašuje, že je plně oprávněn takové oprávnění udělit a že řádně vypořádal veškerá osobnostní a práva duševního vlastnictví, která by mohla být takovým užitím dodaných chráněných materiálů jakkoliv dotčena.

Přihlašovatel současně prohlašuje, že dodané chráněné materiály neobsahují skutečnosti, které by jakkoliv zasahovaly do práv a oprávněných zájmů třetích osob a/nebo které by byly v rozporu s dobrými mravy, zásadami veřejného pořádku či právním řádem České republiky. Přihlašovatel zejména prohlašuje, že užitím dodaných chráněných materiálů nedojde k zásahu do autorských, osobnostních či jiných práv třetích osob a v případě nepravdivosti tohoto prohlášení odpovídá za veškerou újmu, která by tím organizátorovi vznikla.

Nad rámec předchozích souhlasů, přihlašovatel podáním přihlášky bere na vědomí a výslovně souhlasí se zveřejněním všech ostatních údajů, textových i obrazových, které budou v přihlášce uvedeny, a které nemají povahu osobního údaje nebo autorského díla. Přihlašovatel současně prohlašuje, že veškeré údaje a informace, které uvedl v přihlášce, nejsou zavádějící a jsou pravdivé, a jejich zveřejněním tak nedojde k zásahu do žádných práv třetích osob, zejména do práva k názvu právnické osoby, práva na ochranu dobré pověsti a obchodního tajemství. V opačném případě odpovídá za veškerou újmu, která by tím organizátorovi vznikla.