Vyhlášení shortlistu – projekty postupující do 2. kola

Osobní prezentace shortlistovaných projektů, 2. kolo hlasování

Head of Internal Communication
& CSR, VÚB Banka

Head of Communication Department,
Ministerstvo životního prostředí

Events and Production Hub,
Česká spořitelna

Marketing Manager,
K2

Head of Communication Section,
Evropská komise – zastoupení v ČR

Event Manager,
Pojišťovna Kooperativa

Event Manager,
KKCG

Managing Partner,
Creative Pro (CZ)

Head of Global Brand Experience,
Škoda Auto

Event & Sponsorship Marketing
Manager, Moneta Money Bank

External Affairs Director,
Ipsos

Přihlášený eventový projekt byl realizován v kalendářním roce 2023. V rámci přihlašovaného eventového projektu probíhala komunikace se zadavateli primárně v českém jazyce, sekundárně v jazyce anglickém nebo slovenském. Přihlašované eventové projekty nemusí být realizovány na území ČR, ale přihlašovatel se musí na jejich realizaci zásadním způsobem podílet, tj. jako dodavatel podstatné složky eventového projektu. Do soutěže se mohou přihlásit projekty realizované klasicky (živě), v on-line formátu i eventy hybridní.

Přihlašovatelem může být fyzická nebo právnická osoba, která podá přihlášku do soutěže Výroční ceny ČEA a splní její kritéria. Přihlašovatel eventového projektu musí být česká právnická nebo fyzická osoba podnikající na území České republiky bez ohledu na místo realizace eventového projektu. Přihlašovatel odpovídá za svolení zadavatele s účastí v soutěži a se zveřejněním poskytnutých referenčních materiálů (zejména foto a video) týkajících se přihlašovaného eventového projektu. Za správnost a pravdivost údajů uvedených v přihlášce odpovídá výhradně přihlašovatel.

Registraci společnosti do soutěže a následné podání přihlášky/přihlášek probíhá výhradně elektronicky přes soutěžní aplikaci ČEA. Datumy budou zaslány přes direct mail a zveřejněny na webu a sociálních sítích ČEA.  Pro řádné přijetí do soutěže je nutné do 1. března přihlášku/přihlášky také vyfakturovat a poslat potvrzení o úhradě na e-mail marketa.chacaturov@c-e-a.cz.

• přihlašovaná soutěžní kategorie
• název eventového projektu
• cíl a popis eventového projektu, způsob realizace a výsledek eventového projektu
• rozpočtová kategorie projektu
• role přihlašovatele v celém eventovém projektu (realizátor, dodavatel atp.)
• video/slideshow z eventového projektu v délce max. 3 min
• přílohy (fotografie s rozlišením pro tisk v počtu max. 5 ks, grafy, prezentace, grafiku atp.)
• kontaktní osoba, e-mail a telefon přihlašovatele pro komunikaci s ČEA

V případě nepřesností či nejasností uvedených v přihlášce bude přihlašovatel kontaktován zástupcem ČEA k doplnění. V případě, že přihlášky nebudou ani po výzvě kompletní, nebude přihlašovaný eventový projekt zařazen do soutěže. Přihlašovatel v takovém případě ztrácí nárok na vrácení již zaplaceného přihlašovacího poplatku.

Za každou registrovanou přihlášku je soutěžící povinnen zaplatit poplatek. Podáním více přihlášek jedním přihlašovatelem se cena za přihlášku zvýhodňuje. Členové a partneři ČEA mají 20%  slevu za každou registrovanou přihlášku. Ceny jsou uvedeny bez DPH.

• 12 000 Kč za první registrovanou přihlášku
• 8 000 Kč za druhou registrovanou přihlášku
• 8 000 Kč za třetí a každou další registrovanou přihlášku

Každá přihláška obsahuje kontaktní a  fakturační údaje přihlašovatele.

• kategorie
• klient/značka
• název eventového projektu (max. 40 znaků)
• termín eventového projektu
• původní koncept (ano/ne)
• formát eventu (klasický/on-line/hybridní)
• seznam účastníků kampaně nesoucích hlavní podíl na úspěšnosti přihlášené práce
• cíl a popis eventového projektu, způsob realizace a výsledek eventového projektu (max. 100 slov)
• počet oslovených eventem vs. reálně zúčastněných
• role přihlašovatele v celém eventovém projektu (realizátor, dodavatel atp.)
• doplňující informace (max. 200 slov)
• rozpočet (orientačně)
• obhajoba hodnotícího kritéria Kreativita (3 240 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Náročnost a provedení (3 240 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Přínos, tzn. vliv na chování/vnímání (3 240 znaků)
• obhajoba hodnotícího kritéria Udržitelnost (3 240 znaků)

Nedílnou a významnou součástí každé přihlášky je video nebo slideshow ve formátu videa shrnující celý event – objasňující průběh, rozsah akce, důležité body i výsledky. Doporučujeme využít titulky či voiceover tak, aby ve videu byla vysvětlena výjimečnost vašeho počinu. Maximální délka videa je 3 minuty.

K přihlášce soutěžící do aplikace nahraje max. 5 ilustračních fotografií v tiskovém rozlišení. Dále může přiložit grafy, prezentace, grafiku atp.

Hlasování porotců je dvoukolové. Před hlasováním v prvním kole může pořadatel, prostřednictvím zvoleného oponenta z řad členů poroty, vyzvat přihlašovatele k doplnění či ujasnění některých částí přihlášky do určeného termínu.

Porota není povinna vyhlásit některou z kategorií, pokud do dané kategorie nebylo přihlášeno dostatek kvalitních projektů vhodných k umístění. O nevyhlášení kategorie rozhodne nadpoloviční většina porotců.

Porota uděluje 1., 2. a 3. místo v každé kategorii, pokud je přihlášen pro danou soutěžní kategorii dostatečný počet eventových projektů. Může rozhodnout nevyhlásit všechny tři umístění, pokud se nadpoloviční většinou shodne, že přihlášené projekty nesplňují kritéria na vítězství. Porota nemůže vyhlásit 2 projekty na stejném místě.

Porotce nesmí hlasovat, rozhoduje-li se o přihlášce, resp. eventovém projektu, kde je ve střetu zájmů, tj. zejména v případech, kde se sám porotce nebo společnost, v níž působí, z jakéhokoliv titulu, podíleli na realizaci přihlášeného eventového projektu nebo kde má blízký vztah s přihlašovatelem, zadavatelem přihlášeného eventového projektu apod. V takovém případě porotce označí střet zájmů u dané přihlášky a krátce slovně popíše příčinu střetu zájmů.

Na návrh předsedy poroty může porota v odůvodněných případech hlasováním rozhodnout o dalších změnách obecných pravidel nebo o sloučení kategorií s nízkým počtem přihlášených prací.

Porota může udělit mimořádná ocenění dle vlastní volby.

Každý porotce samostatně prostřednictvím on-line aplikace ohodnotí splnění konkrétních kritérií u všech do soutěže podaných platných přihlášek. K dispozici je škála od 0 do 3, přičemž jednotlivá ohodnocení mají následující význam:

• 0 – nedostatečné pro uvedení na shortlist
• 1 – doporučení pro uvedení na shortlist
• 2 – doporučení pro udělení výhry
• 3 – doporučení na 1. místo v dané kategorii

Projekty přihlášené do některé z kategorií 1A-2B se budou hodnotit z pohledu kritérií Kreativita, Náročnost a provedení a Přínos (vliv na chování/vnímání). Jednotlivá kritéria v kategoriích 1A-2B mají pro výslednou průměrnou známku přiřazené tyto procentuální podíly:

• Kreativita (40 %)
• Náročnost a provedení (30 %)
• Přínos – vliv na chování/vnímání (30 %)

Projekty přihlášené do kategorie 3 Nejkreativnější event se budou hodnotit pouze z pohledu kritéria Kreativita. Eventy přihlášené do kategorie 4 Event s nejlepší produkcí se budou hodnotit pouze z pohledu kritéria Náročnost a provedení. Přihlášky v kategorii 5 Udržitelný event se budou hodnotit pouze z pohledu kritéria Udržitelnost.

Na shortlist postupuje 5 nejlépe hodnocených projektů v každé kategorii, nenastane-li rovnost bodů na pátém místě. V takovém případě bude shortlist odpovídajícím způsobem rozšířen. O zařazení přihlášeného eventového projektu na shortlist bude organizátor postupující soutěžící informovat emailem po uzavření 1. kola hlasování.

Druhé kolo hlasování poroty se uskuteční za fyzické přítomnosti porotců na základě živé prezentace přihlašovatele. Porota je snášeníschopná při jakémkoliv počtu porotců. Prezentace shortlistovaných prací a hodnocení porotců v rámci druhého kola probíhá v jeden den, přesný časový harmonogram akce je zaslán soutěžícím i porotcům emailem.

V určený den pro osobní prezentace všech shortlistovaných projektů, vyslechne porota ústní obhajobu  soutěžíích. Po odprezentování každé kategorie porotci v aplikaci udělí každému projektu návrh na umístění 1. – 3. místa. S ohledem na výsledky 2. kola hlasování porota společnou diskuzí rozhodne o finálních vítězích v jednotlivých kategoriích.

V závěru akce přidělí cenu GRAND PRIX jednomu z vítězných eventových projektů, které se umístily v rámci své kategorie na prvním místě.

Slavnostní vyhlášení vítězů proběhne 24. dubna 2024 jako součást celodenní akce EVENT FEST. Eventový festival se uskuteční na pražském Výstavišti.

Detailní informace k slavnostnímu předávání ocenění vítězům bude Česká eventová asociace sdělovat s dostatečným předstihem přes direct mail a sociální sítě. Zástupce každého z oceněných přihlašovatelů obdrží trofej a/nebo oficiální výherní certifikát Výroční ceny ČEA 2024 s uvedením názvu přihlašovatele, přihlašovaného eventového projektu práce, soutěžní kategorie a získaného ocenění. Přihlašovatelům, kteří si trofej nebo výherní certifikát osobně nepřevezmou, zašle tyto ocenění pořadatel po ukončení soutěže vhodným způsobem na adresu sídla uvedenou v přihlášce.

Porota v rámci slavnostního předávání ocenění vyhlásí zpravidla pouze vítěze těch soutěžních kategorií, ve kterých udělila alespoň jedno ocenění. Při slavnostním předávání ocenění tak nemusí být vyhlášeny soutěžní kategorie, ve kterých žádná ocenění nebyla udělena. V případě, že do některé kategorie nebude přihlášen žádný eventový projekt, vyhrazuje si pořadatel právo takovou kategorii nevyhlásit.

Soutěžící obdrží za každý projekt, který se dostane na shortlist, 2 vstupenky na Vyhlášení Výročních cen České eventové asociace 2024 zdarma. Na slavnostní vyhlášení lze zakoupit vstupenky samostatně nebo ve výhodnějším balíčku společně s Event Fest.

Veškerá data získaná od přihlašovatele, který je fyzickou osobou, jsou považována za jeho osobní a vztahuje se na ně ochrana podle zákona o ochraně osobních údajů, v platném znění. Přihlašovatel tímto odesláním přihlášky do soutěže uděluje pořadateli souhlas se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu uvedeném v přihlášce do soutěže Výroční ceny ČEA (dále jen „VC ČEA“), zejména jméno, příjmení, identifikační číslo, adresa sídla, a to na dobu 3 (tří) let a potvrzuje, že je srozuměn zejména s tím, že poskytnutí údajů je dobrovolné a že má právo je odvolat, a to písemnou formou na adresu pořadatele a dále práva o přístupu k údajům, které se jeho osoby týkají, a právo je opravit, zablokovat nebo požadovat jejich likvidaci, jakož i právo na omluvu, peněžní zadostiučinění nebo peněžitou náhradu, bylo-li jednáním pořadatele jako správce porušeno právo přihlašovatele na lidskou důstojnost, osobní čest, dobrou pověst či právo na ochranu jména. Odvolání souhlasu je účinné okamžikem doručení na adresu pořadatele a má za následek vyloučení účastníka ze soutěže a ztrátu možnosti získat ocenění, stane-li se tak před jeho převzetím. Pořadatel se zavazuje, že osobní údaje přihlašovatele nebudou předávány žádné třetí osobě, s výjimkou osob, které budou pořadatelem pověřeny zpracováním osobních údajů. Přihlašovatel souhlasí s tím, že údaje poskytnuté pořadateli mohou být použity k propagaci soutěže VC ČEA zveřejněním na webových stránkách soutěže na adrese www.c-e-a.cz., v elektronické i tištěné prezentaci přihlašovatele v ročence VC ČEA 2024, při slavnostním vyhlášení vítězů soutěže VC ČEA a v dalších publikacích vydaných ČEA. Tato data mohou být doplněna o další osobní údaje přihlašovatele, zejména taková, která budou zachycená v rámci audiovizuálních a obrazových záznamů, včetně fotodokumentace z libovolné části soutěže, které se přihlašovatel osobně účastnil, zejména z průběhu osobních prezentací přihlášeného eventového projektu nebo projektů, předávání ocenění vítězům soutěže.

Každý přihlašovatel odesláním přihlášky do soutěže VC ČEA uděluje organizátorovi v souladu se zákonem, v platném znění souhlas se zasíláním obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků na e-mailovou adresu v přihlášce uvedenou, to vše pro marketingové účely organizátora, tj. zejména k informování o jeho činnosti a akcích. Pokud si přihlašovatel přeje svůj souhlas se zasíláním obchodních sdělení na v přihlášce uvedenou e-mailovou adresu odvolat, může tak kdykoliv učinit písemně e-mailem zaslaným na marketa.chacaturov@c-e-a.cz.

Zasláním přihlášky do soutěže uděluje přihlašovatel organizátorovi bezúplatně oprávnění k užití (licenci/podlicenci) do soutěže dodaných audiovizuálních záznamů a fotodokumentace týkající se přihlašovaného eventového projektu (dále jen „chráněné materiály“) a násl. Občanského zákoníku v souladu s jejich povahou pro účely prezentace výsledků soutěže VC ČEA, včetně PR a marketingových účelů organizátora, zejména jejich zveřejněním na webových stránkách a sociálních sítí soutěže a ČEA, v tisku bez ohledu na jeho formu, v rámci ročenky VC ČEA bude-li vydána a dalších publikací ČEA, veřejným provozováním a vystavováním v rámci vyhlášení vítězů VC ČEA a v televizním vysílání, bez časového, množstevního a územního omezení; přihlašovatel současně souhlasí s tím, aby dodané chráněné materiály byly organizátorem následně pro účely zveřejnění upraveny, včetně spojení s jinými díly nebo zařazení do souborného díla. Organizátor soutěže není povinen licenci využít. Účastník soutěže současně prohlašuje, že je plně oprávněn takové oprávnění udělit a že řádně vypořádal veškerá osobnostní a práva duševního vlastnictví, která by mohla být takovým užitím dodaných chráněných materiálů jakkoliv dotčena.

Přihlašovatel současně prohlašuje, že dodané chráněné materiály neobsahují skutečnosti, které by jakkoliv zasahovaly do práv a oprávněných zájmů třetích osob a/nebo které by byly v rozporu s dobrými mravy, zásadami veřejného pořádku či právním řádem České republiky; přihlašovatel zejména prohlašuje, že užitím dodaných chráněných materiálů nedojde k zásahu do autorských, osobnostních či jiných práv třetích osob a v případě nepravdivosti tohoto prohlášení odpovídá za veškerou újmu, která by tím organizátorovi vznikla.

Nad rámec předchozích souhlasů, přihlašovatel podáním přihlášky bere na vědomí a výslovně souhlasí se zveřejněním všech ostatních údajů, textových i obrazových, které budou v přihlášce uvedeny, a které nemají povahu osobního údaje nebo autorského díla. Přihlašovatel současně prohlašuje, že veškeré údaje a informace, které uvedl v přihlášce, nejsou zavádějící a jsou pravdivé, a jejich zveřejněním tak nedojde k zásahu do žádných práv třetích osob, zejména do práva k názvu právnické osoby, práva na ochranu dobré pověsti a obchodního tajemství. V opačném případě odpovídá za veškerou újmu, která by tím organizátorovi vznikla.

Přihlašovatel, který nesplní podmínky pro účast v soutěži, nebo který jiným způsobem nevyhoví pravidlům soutěže VC ČEA bude ze soutěže jejím pořadatelem kdykoliv v jejím průběhu vyloučen. Pořadatel si vyhrazuje právo na konečné posouzení správnosti a úplnosti jednotlivých přihlášek do soutěže, jakož i právo na vyloučení kteréhokoliv přihlašovatele z databáze účastníků soutěže v případech, že jeho přihláška nebude odpovídat plně pravidlům soutěže VC ČEA, zejména nebude pravdivě nebo bude zavádějícím způsobem uvádět informace o přihlašovaném eventovém projektu, bude posouzena jako neetická či v rozporu s dobrými mravy nebo v případě podezření z pokusu podvodného získání ocenění v soutěži. Pokud se dodatečně ukáže, že vítězem se stal přihlašovatel, který nesplnil podmínky účasti v soutěži nebo je u něj dán jiný důvod pro vyloučení ze soutěže, ztrácí pozici vítěze a ocenění mu nebude přiznáno, případně, bylo-li již přiznáno, mu bude odejmuto. Rozhodnutí pořadatele je ve všech takových případech konečné a nelze se proti němu odvolat.

Pořadatel si vyhrazuje právo kdykoliv měnit tato pravidla soutěže VC ČEA, případně soutěž odvolat, pozastavit, zrušit, předčasně ukončit nebo prodloužit. Tato pravidla se řídí právními předpisy platnými v České republice.

Odesláním přihlášky do soutěže VC ČEA schvaluje přihlašovatel tato pravidla a zavazuje se je dodržovat.