Výběrové řízení na event není o výběru nejlevnější nabídky. Správně nastavený tendr je investice, která se vám vrátí v kvalitě výsledného projektu. Jak tedy na to?
Tendrujte chytře a efektivně
Chcete interně studovat 10 agenturních prezentací? Věřím, že ne. Nikdo vám tím samozřejmě neupírá právo výběru, stačí ho jen udělat chytře.
V 1. kole si nechte zaslat profil vytipovaných agentur a jejich referenční projekty. S těmi, co zaujmou, si dejte online call nebo schůzku. Rychle poznáte, s kým vám do budoucna bude fungovat chemie. Až pak zadejte úzkému poolu agentur ke zpracování detailní návrh. Šetříte čas i náklady na obou stranách.
Pro samotné VŘ můžete využit tato doporučení:
Připravte kvalitní zadání
Dobrý brief je základ. Nejde jen o termín, lokaci a počet účastníků. Dejte agenturám kontext – proč akci pořádáte, co je skutečným cílem a kdo je vaše cílová skupina. Čím lepší zadán dáte, tím lepší návrhy dostanete. Umožněte agenturám detailnímu debrief. Už to, jak a na co se budou ptát, vám pomůže udělat si obrázek o jejich odbornosti.
Definujte rozpočet i kritéria
Uveďte alespoň orientační rozpočet. Bez něj agentury nemůžou trefit, jaký level řešení čekáte. Jiný návrh připravíte za milion, jiný za tři. Nastavte od počátku i jasná kritéria hodnocení, dejte jim váhy a těch se držte při vyhodnocení (kreativita, reference, cena?).
Nechte agentury prokázat kreativitu
Nezadávejte do VŘ přílišné detaily ani vaši komplexní představu o scénáři akce tak. Popište cíl a klíčové požadavky – a nechte agentury navrhnout, jak by k řešení přistoupily. Pouze tak poznáte jejich přístup, myšlení i kreativitu.
Dejte dost času na zpracování
Solidní nabídka nevznikne za víkend. Ideální čas na přípravu jsou alespoň 3 týdny. Berte v potaz, že první týden často vezme agenturám jen analýza vašeho zadání. V případě v úvodu doporučeného více kolového procesu máte jistotu, že agentury vaše poptávka časově nezaskočí.
Nedělejte “ výběrka“ zbytečně
Pokud si nejste jisti, že akci opravdu chcete realizovat, výběrové řízení nevypisujte. Zbytečně pálíte čas i peníze všech stran, agenturám berete chuť spolupracovat a vaší firmě dobré jméno.
Nešetřete zpětnou vazbu
Agentury do nabídek investují týdny práce a často až stovky tisíc korun v nákladech. Zaslouží si vědět, proč neuspěly, co bylo skvělé a co méně. Případným skicovným pro nevítězného finalistu tendru můžete prokázat, že si jeho práce opravdu vážíte, i když tentokrát mu to těsně nevyšlo.
Autor:
Daniel Olszyna je členem výkonného výboru České eventové asociace. Dlouhodobě se zaměřuje na budování efektivního a rovného komunikačního prostředí mezi zadavateli a agenturami, je garantem projektu Efektivní tendr. Od roku 2008 působí jako CEO a Event strategist v agentuře CONCEPT LINE.
