Popis projektu

Cílem projektu bylo zorganizovat ples pro 3600 návštěvníků, který se měl konat 9. prosince 2022 v pavilonu P na brněnském Výstavišti v tématice "Když technika tančí v zimní pohádce". Projekt měl být organizován studenty a absolventy VUT zejména pro studenty, absolventy, zaměstnance, partnerské společnosti a přátelé VUT z řad veřejnosti za účelem podpoření sounáležitosti s univerzitou, tzn. přímo je zapojit do organizace, podpory, či do účasti na akci. Neméně důležitým cílem bylo dostat zpátky lidi na tuto společenskou událost po dvouleté covidové pauze a naplnit kapacitu prostoru. Všechny cíle byly naplněny na 100 %. Unikátnost této akce spočívá v tom, že využíváme prostor výstavní haly, kde se konají akce jako Mezinárodní strojírenský veletrh a můžeme tak naplno využívat kreativitu, znalosti a zručnosti z brněnské technické univerzity.

Počet oslovených eventem vs. reálně zúčastněných

Organický dosah za sledované období marketingové komunikace Plesu VUT 2022 na Facebook stránce plesu 27 163 uživatelů, na Instagramu plesu 7 793 uživatelů vs. 3600 návštěvníků. Akce je organizována pro přesný počet účastníků, pro rok 2022 byl dimenzován na počet 3600, kapacita byla naplněna na 100 %.

Kreativita

Dostat k dispozici prázdný prostor, kde můžete využít znalosti a schopnosti získané v průběhu studia a hlavně svoji kreativitu takřka bez omezení, je pro nás důvodem, proč jsme si areál brněnského výstaviště zvolili opětovně pro organizaci této akce. Téma vymýšlí projektový manažer a jakmile se vymyslí téma, držíme se toho od začátku do konce a nebylo tomu loni jinak. Od prvotního vizuálu, přes celou marketingovou kampaň až po realizaci samotné akce. 1) Marketingová komunikace: Veškerou komunikaci mají na zodpovědnost studenti a absolventi, kteří pracují na tom, aby byl ples brán jako "lovebrand" a úspěšně se to daří, což dokazují i nulové náklady na online kampaň. 2) Prostor: O rozvržení celého prostoru a navržení prostoru se postarala absolventka Ústavu architektury, která si koordinovala celou část logistiky a výzdoby. Výzdobu připravovali (jak jinak) studenti a absolventi VUT. Od dřevěných výzdob na vánoční stromeček, které vyřezávaly přístroje v dílně, přes tvorbu několika fotících koutků pro návštěvníky v tématice zimní pohádky (např. fotící koutek s andělskými křídly, zimní krajinka /mj. za využití zahradní houpačky/) až po věšení cca 400 sněhových koulí (balonků) ze stropu ve výšce cca 10 m. Výzdoba se asi nejlépe uvidí ve videu, či na fotkách. Studenti a absolventi působící pod značkou VISUALOVE připravili design stage k tématu akce a světelní design akce, včetně audiovizuální show rovněž připravenou v tématu. K zimní krajince samozřejmě patří také iglu, jenomže kde tak velké iglu najít? Kreativa zapracovala, vzpomněli jsme si, že v roce 2021 byl na Dnech elektronové mikroskopie zvětšený model nanostruktury o velikosti 10,5 m v průměru a 6 m na výšku a při využití fantazie to lze brát jako iglu s okny. A co si dáte v iglu? No přeci zmrzlinu. A tak jsme dovnitř umístili zmrzlinové dezerty od vyhlášené brněnské zmrzlinárny Ještě jednu, která se ve spolupráci s dalším brněnským podnikem Kobliha Brno starali o sladké potěšení našich návštěvníků. Veškerý prodej dalších skvělých jídel a drinků byl od lokálních brněnských, či moravských podniků, kteří nám na plese dělají mini "food festival". 3) Program: Celý program jsme opět postavili na lokálních interpretech. Kromě klasické hudební skupiny, cimbálové muziky, či DJ jsme tam měli také violoncellové trio Osamělé palačinky, kteří hráli zimní/vánoční písně od otevření prostoru a pak pokaždé v pauze, kdy nehrála kapela. Studenti a absolventi z VISUALOVE se zapojili také do programu a připravili i zrealizovali audiovizuální show na tématiku zimní pohádky, která každoročně otevírá ples. Hlavním bodem programu bylo klavírní intermezzo nově zvoleného rektora VUT, který pro ples složil vlastní skladby (jednu z nich s názvem Pohádka) a nechal se přesvědčit k samotnému hraní před tak velkým publikem. Tohle ocenili nejen lidi spjatí s univerzitou, ale také všichni partneři z firem, kteří tento jeho počin a podporu studentům velice obdivovali.

Náročnost a provedení

Víme, že si někdo může říct - vždyť udělali ples a co? Z hlediska náročnosti a provedení jde však o mimořádně náročnou akci, nejen proto, že ji organizují neprofesionálové. Na rozdíl od tradičních a samozřejmě krásných prostor, kde se plesy obvykle organizují, my dostáváme k dispozici prázdnou výstavní halu a postavíme v ní i s dodavateli celou společenskou akci, která je již tradiční akci a získává si čím dál větší pozornost návštěvníků i mimo VUT, či Brno a JMK. Staví se kompletně celý parket o velikosti 1000m2, podium, osvětlení, rozvrhujeme prostor o velikosti 10 400 m2, řešíme logistiku k barům a cateringu, řešíme zasedací pořádek pro VIP hosty, navrhujeme a připravujeme výzdobu, řešíme zasedací pořádek, navrhujeme hlavní a doprovodní program a koordinujeme kolem 120 lidí z řad studentů a celkově koordinujeme všechny oblasti za účelem toho, aby akce dopadla skvěle. Paralelně s plesem probíhá v oddělených prostorách setkání významných partnerů VUT - organizaci tohoto setkání má plně na zodpovědnost projektová manažerka. Řešíme si kompletně celý marketing, včetně komunikační kampaně, která má největší záběr 3 měsíce před začátkem akce a cca 2 týdny po ukončení akce. Ačkoliv jde o opakovanou akci, každý ročník se začíná s novým tématem, kterému se přizpůsobuje kompletně vše - jak již bylo zmíněno v sekci kreativita. Jelikož jde o projekt, který je pro organizátory volnočasovou aktivitou, mimo jejich pracovní povinnosti, je to náročné na organizaci z hlediska času, protože se musí hledat čas po škole, práci a o víkendech. Náročnost akce spočívá také v tom, že je odkázaná na dobrovolnou aktivitu studentů a po dvouleté pauze jsme měli obavy o to, jestli se najde mezi studenty dostatečný počet, kteří se na organizaci akce budou chtít podílet. Současně jsme měli obavy z toho, jestli bude o ples zájem kvůli zvýšeným cenám vstupenek, které souvisely se zvýšením cen energií, inflace a zvýšení cen dodavatelů, kteří nám navýšili ceny v průměru o 30 - 50 % oproti předešlému ročníku akce. Jelikož v rámci projektu významně pracujeme s riziky, dokázali jsme tyto potenciální rizika včas identifikovat a eliminovat je, zejména intenzivní komunikační kampani, která je postavena na naprosté otevřenosti a nadšení, na kterých si v rámci komunikace zakládáme. Tato práce s riziky si však také vyžaduje svůj čas, pozornost a práci, nicméně ji i tak považujeme za jednu z nejdůležitějších částí při organizaci této akce. Neposlední částí, kterou považujeme za důležitou zmínit, je to, že na akci dostáváme z univerzity podporu v maximální výši 1/7 z celého rozpočtu akce, tzn. že musíme být schopni náklady uhradit ze vstupenek, podpory od partnerů, či od dobře nastavených odběratelských a dodavatelských smluv. Jde tedy o řízení poměrně komplexního eventového projektu, který je navíc zatížen tím, že je nutná větší byrokracie a čas na výběr dodavatelů, jelikož jde o veřejnou instituci.

Přínos (vliv na chování/vnímání)

Vedením univerzity byla akce hodnocena jako jedna z nejlepších události, na které kdy byli a považují ji za hlavní společenskou událost univerzity. Účastníci plesu hodnotili téma a provedení tohoto plesu za nejhezčí ze všech uplynulých ročníků. Zcela jistě můžeme říct, že jde o akci, která plní jeden ze svých hlavních účelů a tím je užít si krásný společenský večer s technikou. Akci se účastnili také partneři z aplikačního sektoru, pro které na plesu máme ještě paralelně probíhající akci tzv. Business Club VUT, kde jsou nejvýznamnější partneři - na této akci probíhal důležitý networking, nakolik bylo v loňském roce zvoleno nové vedení univerzity. Partneři z řad firem hodnotili pozitivními reakcemi akci i na svých profilech na LinkedIn, mezi nimi např. generální ředitel BVV, či prezident Americké obchodní komory v ČR. Mnoho sponzorů a partnerů akce již přislíbilo svou finanční, či materiální podporu a účast i v dalším ročníku. Že je akce oblíbená ukazuje i fakt, že 50 % míst bylo obsazeno do 5 minut od spuštění prodeje. Rádi bychom připojili dvě z mnoha pozitivních reakcí: Ladislav Janíček, rektor VUT: "Tento ples je jedna z nejúžasnějších událostí, kterou jsem kdy zažil a budu na něj dlouho vzpomínat. Jsem na naše studenty a absolventy hrdý. Obdivuji úsilí, um, nadšení, profesionalitu, týmovou souhru a smysl pro detail, jejichž výsledkem je tak kouzelná atmosféra, jako byla ta dnes večer." Milan Šlapák, prezident Americké obchodní komory v ČR: "One of the most impressive events of 2022 …. 3,600 attendees and the largest annual ball in the Czech Republic … Brno University of Technology! Amazing energy pulsing throughout the building. Extremely encouraging to see so many young talented technically-oriented students … there has been no better time to be an engineer. The future is and will be yours. Huge congratulations to rektor Ladislav Janíček and his team! Thank you for creating a robust vision for the VUT university and for transforming the programs so the graduates are even better positioned to solve tomorrow’s challenges together with the industry."

Období, ve kterém se projekt realizoval

Projekt se připravoval v průběhu celého roku 2022 s vírou, že se pandemie znovu naplno nerozjede a bude možné akci zrealizovat. V prvním pololetí probíhaly přípravy tématu, vizuálu, komunikace s partnery a dodavateli. V létě se navrhovala architektura celého plesu a příprava marketingové kampaně, která se spouští se začátkem semestru. Pak už následovala příprava výzdoby prostoru, příprava programu, příprava audiovizuální show a komunikace napříč sociálními sítěmi. 3 dny před akcí se začíná stavbou podia a osvětlení, následováno stavbou parketu o velikosti 1000m2 a proměnou celé výstavní haly na reprezentační společenský prostor. Samotná akce se konala v předvánočním období 9. prosince. Deinstalace pak den po akci.

Doplňující informace

Ples VUT je největším tuzemským plesem co do počtu účastníků, tak prostoru. Začal jako studentský projekt, v současnosti jde o studentský a absolventský projekt, kde v praxi využíváme, co jsme se naučili na univerzitě a můžeme vše přímo aplikovat, jako jsou například znalosti z projektového řízení, architektury, světelné architektury, elektrotechniky či informatiky. Projekt vede projektový manažer, který má kolem sebe svůj organizační tým a tento tým koordinátorů má pod sebou další studenty, což v loňském roce činilo přes 120 studentů napříč fakultami VUT, kteří se podíleli na organizaci. Tito studenti jsou zodpovědní za organizaci, marketing, sponzoring, návrh prostoru a výzdoby, návrh technického zabezpečení, vymýšlení hlavního i doprovodného programu až po samotnou realizaci. Na správnost smluv a kontrolu financí dohlíží ekonomické a právní oddělení rektorátu VUT, coby konzultační a kontrolní orgán s ohledem na veřejnoprávní instituci.

Rozpočet

do 5 mio