Popis projektu

LEGO® Sales and Marketing representatives from REEMEA region (Russia, Central and Eastern Europe, Middle East, and Africa) from 15 countries, age 25-60. Participants insight: “The conference is the most important touchpoint for me within the business planning, where I will get complex information related to REEMEEA strategy, priority initiatives and possibility to see exciting new portfolio. The meeting is a great opportunity to network with colleagues and exchange work experiences. The 3-days internal conference is the key touchpoint in a LEGO® regional planning cycle introducing the team to biz strategy & priorities, and new portfolio. The event´s aim is to bond the team.

Počet oslovených eventem vs. reálně zúčastněných

250 /250

Kreativita

V nové realitě ovlivněné situací COVID-19 (uzavřené hranice a zařízení, práce na dálku z domácích kanceláří) se tým musel přesunout z face-to-face konference, která měla být organizována v blízkosti sídla LEGO v Dánsku, do online prostředí s využitím pouze interně schváleného komunikačního prostředí a dalších zabezpečených nástrojů. To vše za 6 týdnů před akcí. Připravili jsem zastřešující interní koncept, který byl připraven tak, aby naplnil aktuální situaci v regionu REEMEA - podpořit, motivovat, komunikovat novinky. Letos byl „Jeden nezastavitelný tým - ONE TEAM“ vybrán jako klíčový komunikační přístup k vyjádření dynamiky týmu (nezastavitelný) a důležitosti týmové práce (jeden tým) v této bezprecedentní době. V duchu tohoto tématu byly realizovány grafické návrhy i poutavé aktivity. Setup: 3denní televizní studio s designem šitým na míru celkové tématu Moderátoři a živý DJ bavili tým ve všech přestávkách, koncepční videa a znělky dotvářely celkový vzhled a atmosféru. Kromě byznysového a inspirativního obsahu byly pro diváky připraveny aktivity spojené se zapojením, které jednotlivý ltivý spojily. kreativní naplnění konceptu "ONE UNSTOPPABLE TEAM" . vizuální stránka celého konceptu / úvodní animace , která obsahovala fotografie všech zaměstnanců celeého regionu REEMEA - celkem 13 zemí • všechny teamy měly za úkol připravit hudební klip inpirovaný covidovými pravidly - natočeno online • 11 case studies and 9 leisure activities (e.g. ochutnávka vína, virtual tours, boxing training, hoidna umění ) byly připraveny vybranými teamy interakce během programu - Q&A, hlasování, dotazníky Technický set up byl zajištěn v souladu s globálními požadavky pomocí MS Teams společně s nástrojem pro broadcasting Ventuz splňujícím všechny potřeby týkající se konektivity, vysoce kvalitní real time 3D prostředí , aktivitami zapojení, možností Q&A, řízením řízení a plynulým mixem různých formátů (PPT, znělky, videa).

Náročnost a provedení

Realizace proběhla za 6 týdnů od změny z reálnéího eventu až do virtuálního eventu. Jednalo se o jeden z prvních virtuálních eventů společnosti LEGO globálně. Od postupného sdílení informací, přes zapojení týmů do přípravy případových studií, do aktivit "ONE UNSTOPPABLE TEAM" a volnočasových aktivit, až po samotnou akci. Průzkum byl proveden a video bylo globálně sdíleno ihned po eventu. Vzhledem k tomu, že byli všichni v izolaci, připravili jsme soubor pravidel, která všechny jasně informovala jak se chovat během akce. Po sksnčení jsme vypracovali jasná pravidla - DESETERO - learnings 1. Prezentujte max. 20 minut, 2. 10 minut Q&A po PPT, 3. Přemýšlejte o různých časových pásmech, 4. Respektujte načasování eventu, 5. Dodržujte všechna pravidla komunikace, 6. Využívejte správné techlogie, 7. zkoušejte, zkoušejte, zkoušejte a zase zkoušejte 8. Sponlien sper také potřebuje zkoušku 9. Připravte si krizové scénáře „co kdyby“, 10. Oblékněte se podle briefu. Dále vzhledem k vrcholící 1. vlně pandemie a využívání nových technologií jsme připravovali krizový scénář - co se stane KDYBY? : bez které si již nedokážeme představit jakýkoliv online event. Dost se nám to vyplanilo vzheledem k tomu, že během streamingu byla přerušena dodávka elektrické energie ! ale i to jsme společně zvádli.

Přínos (vliv na chování/vnímání)

Na základě průzkumu byla událost mimořádně dobře přijata jak kvalitativně, tak kvantitativně. Dosažené celkové skóre = 4,49 vč. všechny organizace a PPT (nejvyšší skóre = 5). se rovnaly loňské konferenci F2F a historicky nejlepším výsledkům. Počáteční KPI zdaleka překročeny (cíl: 4,0). Pokud jde o cíle akcí: 1 / vést a inspirovat týmy = 4,5 a 2 / stmelit tým = 4,8. Nejvyšší obdržené skore. Ve srovnání s minulostí dosáhla ROI extrémně vysokých hodnot, a to bez nákladů na cestování / ubytování. Kvalitní část výzkumu ukázala, že lidé ocenili inspirativní a inovativní obsah, zábavu, inkluzivní, zábavné zaměření a získali kvalitu na úrovni setkání F2F. Poučení: 1 / OBSAH: Důležitost konceptu, krátké PPT, mnoho přestávek, respektování časových pásem, zapojení týmů, nutnost break-out + Q&A sessions, DJ je nutností, 2 / ORGANIZACE: Skvělý technický nástroj, synergie všech dodavatelů„Definice rizik, deset přikázání řečníků, zkoušky.

Období, ve kterém se projekt realizoval z pohledu situace v roce 2020 a popis vlivu pandemie na event

19.-21.5.2020

Doplňující informace

Due to the given situation: a shift from F2F to online event which created a disappointment among teams, an extra workload given the new reality and heavy lockdown, we had a big challenge in front of us, to succeed to deliver on two communication objectives: 1. excite participants not only about the content but also about new format of the event, 2. motivate them to fully cooperate with us online for 3 full days. For the given reasons, we had to be careful about the communication. We used different formats: emails, newsletters, and people-focused meetings. Gradually, we onboarded everyone, but kept one information as a secret - the set-up of the event = TV studio. When revealed, it created a true WOW effect. Participants got an invitation to MS teams but end up in a cool TV studio set-up with all elements that it can bring + interactivity. This created a positive energy tsunami and resulted into a highly positive feedback in the survey and 95-100% participation during all 3 days.

Rozpočet

do 5 mio