1A

Stvoření Eventu

Firma AV MEDIA EVENTS
Klient Konsorcium firem (AV MEDIA EVENTS, EXPOSALE-CZ, Stones Catering, PVA EXPO PRAHA)

Seznam účastníků kampaně nesoucích hlavní podíl na úspěšnosti přihlášených prací

Jan Kubinec - Výkonný a obchodní ředitel
Jan Veniger - Obchodní konzultant
Daniel Stone - Director
Jindřich Koranda - jednatel
Pavlína Kontrová - obchodní manažerka/business manager PVA EXPO PRAHA



Cíl a popis eventového projektu, způsob realizace a výsledek eventového projektu

Dali jsme si za cíl pootevřít zavřené dveře agentur a společností na eventovém trhu a pozvat zástupce a eventové profesionály na jedno místo. Inspirovat je, vzdělávat, zapojit, sdílet s nimi společně nápady, vize, kontakty a představit nejnovější řešení pro eventy. Proto jsme se jako dodavatelské společnosti spojili a vytvořili třídenní inspiračně – vzdělávací akci s názvem STVOŘENÍ SVĚTA EVENTU. Zorganizováním této interaktivní akce jsme inspirovali celkem 368 účastníků z řad eventových profesionálů a díky kreativnímu provedení a zapojení všech, bylo 89 % z nich s eventem velmi spokojeno.

Počet oslovených eventem vs reálně zúčastněných

1858 pozvaných, 433 přijalo pozvání, 368 účastníků

Kreativita

Jako dodavatelské společnosti na eventovém trhu, jsme se společně při plánování naší další akce shodli, že chceme dát návštěvníkům individuální přístup a ukázat jim co nejvíce z nejnovějších řešení pro vytvoření nejlepšího eventu. A tak jsme se rozhodli nedělat klasickou výstavu, ale společně jsme vytvořili interaktivní zážitkovou akci, ze které si účastníci odnesli nové inspirace i nezapomenutelné zážitky. Vymysleli jsme příběh o stvoření eventu, ve kterém jsme ukázali nejnovější trendy, vzdělávali pomocí technologií a představili různé druhy akcí, které lze uspořádat v areálu PVA EXPO PRAHA. Aby účastníci nasáli co nejvíce informací a byl jim dán individuální přístup, byli rozděleni do menších skupin a společně procházeli 12 interaktivních stanovišť. Každé z těchto stanovišť představilo nejmodernější řešení více než jednoho partnera z oblasti cateringu, AV technologií, dekorací i obsahu. Stanoviště měli své určité zaměření, návštěvníkům jsme například ukázali unikátní virtuální LED jeskyni nainstalovanou z LED obrazovek se speciálním obsahem 3D simulace, která se v závěru rozdělila na dvě části a skupinka vstoupila do kouzelného stanoviště Rajské zahrady. Vyzkoušeli si také 3D koutek s virtuální realitou, seznámili se s inteligentními světly formou hravého bludiště, pochutnali si na dobrotách při netradičním servírováním díky table mappingu, podívali se na laserovou show, módní přehlídku, speciální konstrukce a zkusili si i práci moderátora v TV studiu, díky kterému nám poskytli rychlou zpětnou vazbu (odkaz na video z TV studa zde: https://www.youtube.com/watch?v=m8WxDvlYOF0). Akce sklidila velký úspěch, a to především díky interaktivitě kterou nabízela. Klienti velmi ocenili možnost si vše vyzkoušet, protože při výběru z katalogů si nelze vše tak dobře představit. Zároveň mohli ihned po dokončení mise své postřehy prodiskutovat s dodavateli, sdílet s dalšími své zážitky, názory a zkušenosti.

Náročnost a exekuce

Uspořádat tuto akci začátkem ledna bylo strategické rozhodnutí z důvodu volných kapacit, které my jako dodavatelé po zbytek roku nemáme. Klienti byli pozváni osobně od obchodní manažerů, ale zároveň jsme se drželi moderní formy pozvánky a využili aplikaci. Pozvaní se předem registrovali online a mohli si vybrat čas své návštěvy z 20 ti časových úseků ve třech dnech. Kompletně klienti od nás obdrželi 6 informačních emailů. Tři upomínkové emaily byly zaslány předem a další tři po akci, kde obsahem byly dotazníky spokojenosti, odkazy na galerii a nová vzniklá videa i odkazy na sociální sítě. Díky této komunikační strategii vznikl obsah pro online komunikaci na další tři měsíce od ukončení akce. Na začátku akce u vstupu hosté zamířili k check-in kde obdrželi svůj vlastní badge a mezi tím, než přišli na řadu, si mohli užít skvělé stravování a setkat se se zástupci organizujících společností. Zážitková stanoviště vždy začínala a končila ve foyer výstavního sálu. Jedním ze stanovišť byl kongresový sál, kde účastníci obdrželi instrukce a informace o výstavních prostorách jednoho z partnerů. Malé skupinky lidí se vydávaly na své dobrodružství každou hodinu v doprovodu hostesky, která v úvodu představila příběh akce a po celou dobu poskytovala potřebné informace o jednotlivých stanovištích. Chtěli jsme dokázat, aby se hosté plně soustředili a užili si tento unikátní zážitek, proto při průchodu stanovišti nepoužívali své telefony. Ale na konci své cesty měli možnost diskutovat s obchodními zástupci partnerů nápady a plány na tabletu se speciální aplikací, který byl k dispozici. Aplikace obsahovala fotografie jednotlivých stanovišť. Přístup do kompletní galerie klienti získali až po vyplnění závěrečného průzkumu spokojenosti. Dotazník vyplnilo 52 % účastníků, což vzhledem k počtu účastníku na jednoho klienta považujeme za úspěšné číslo.

Přínos (vliv na chování / vnímání)

89 % účastníků bylo s akcí velmi spokojeno, 98 % uvedlo inspiraci jako hlavní důvod své návštěvy, 64 % hledalo nová řešení pro své eventy a následný dotazník vyplnilo 52 % účastníků, což vzhledem k počtu účastníku na jednoho klienta považujeme za úspěšné číslo. Tento nový koncept vedl k nárůstu o 10 % nových klientů pro všechny organizující společnosti. Kromě toho bylo několik dalších společností inspirováno a zorganizovali podobnou inspirativní akci.

Doplňující informace

-

Rozpočet

do 5 mio



obrázek
obrázek
obrázek
obrázek
obrázek