1D

Ples VUT 2018 - Když technika tančí pod hvězdami

Firma SKAS VUT v Brně
Klient VUT v Brně

Seznam účastníků kampaně nesoucích hlavní podíl na úspěšnosti přihlášených prací

Anna Kruljacová - projektová manažerka
Irena Ryglová - zástupce "Nejlepší prostor"
Markéta Bednářová - Vedoucí partnerského programu
Eliška Jarmerová - Architekt vizuálu interiéru
Jan Machát - Architekt světla
Mariana Tesařová - Hlavní a doprovodný program
Alexandra Tomášová - Vedoucí realizačního týmu
Andrej Káčer - Vedoucí realizačního týmu
Michaela Luňáčková - Marketing
Martin Horváth - Marketing



Cíl a popis eventového projektu, způsob realizace a výsledek eventového projektu

Ples VUT je akcí studentů a absolventů VUT, která si klade za cíl propojovat studenty, absolventy, zaměstnance a přátelé VUT napříč celou univerzitou a podporovat sounáležitost s VUT. Projekt je realizován jako čistě studentský projekt, který organizují studenti ze všech fakult VUT v průběhu celého roku. Na pomoc se zvyknou přidávat i bývalí studenti VUT, kteří se při takové akci rádi vrací na univerzitu. Výsledkem bylo přes 3600 účastníků v největší výstavní kryté hale ve střední Evropě, čímž se za rok 2018 stal tento projekt největším plesem v rámci ČR co do plochy i do počtu návštěvníků.

Počet oslovených eventem vs reálně zúčastněných

23000 (studenti a zaměstnanci VUT) vs. 3600 (dle možná plánovaná kapacita)

Kreativita

Představte si velkou výstavní halu, kde se konají různé veletrhy jako je např. Mezinárodní strojírenský veletrh. Hala, u které by si těžko kdo představil, že se může proměnit v nádherný společenský prostor. Studenti začínají s návrhem celé myšlenky - loni to bylo v tématu “Když technika tančí pod hvězdami”. Na základě toho pak následuje návrh celého interiéru od rozložení stolů, židlí, podia, barů, parketu až po výzdobu. Když se rozhodnete, že budete tančit pod hvězdami, je potřeba ty hvězdy navrhnout. V našem případě se studenti architektury pustili do návrhů hvězdiček, které se řezaly a lepily z polystyrenu EPS 70F tl. 30 mm, kdy jedna deska měla rozměr 1000×500 mm, ale hvězdičky samotné měly mít rozměr od 1,5 - 2 m. Taky bylo nutné navrhnout kompletní grafický vizuál, kdy jsme vytvořili souhvězdí VUT jako hlavní dominantu a na základě toho se udělaly všechny grafické podklady od online propagačních materiálu, pozvánek až po billboard, který byl umístěn na hlavní trase studentů do univerzitního kampusu. V rámci online marketingu jsme využívali sociální sítě Facebook i Instagram, kde jsme měli dosah přes 250 tisíc lidí, přičemž zájem o akcí vyjádřilo přes 5000 lidí. To všechno byl pouze organický dosah, jelikož se na online reklamu použilo celkem 0 Kč. Díky hashtagu “plesvut” máme taky přístup k fotkám návštěvníků z plesu, kteří se na plesu fotí a dělají nám tak i mimo oficiální fotky krásné vzpomínky z celého večera. Samozřejmě nesmí chybět audiovizuální show, které se ujal student VUT a "Architekt světla" Honza Machát. Pod jeho taktovkou proběhlo originální zahájení plesu i celková atmosféra plesu díky tematickému osvětlení. A pokud mají všichni tančit, je k tomu potřeba i parket, ten byl pro tento ročník navržen a zrealizován v rekordní velikosti 1000m2. Povedlo se nám do doprovodného programu zapojit ikony brněnského nočního života jako např. Proseccovan, či vyhlášené brněnské bary jako např. Bar, který neexistuje, či Super Panda Circus.

Náročnost a exekuce

Jak již bylo zmíněno v sekci kreativita, studenti v rámci tohoto projektu musí navrhovat všechno od základů. Vzhledem k tomu, že se jedná o studentský projekt a není to naše práce, na celou organizaci máme pouze čas mimo školu, což zahrnuje zejména organizaci po večerech a víkendech. Na začátku každého roku je hlavní organizační tým proškolen v oblasti projektového řízení a týmové spolupráce, jelikož mnohdy nastanou těžké situace, kdy je potřeba věci řešit pod tlakem a stresem. Tohle je viditelné zejména poslední dny před akcí, jelikož termín, kdy se akce koná je současně časem, kdy se dělají zápočty a odevzdávají se semestrální projekty a s plesem přichází pořád víc práce, takže je potřeba zvládat time management. Co se týče náročností, tak se to s ohledem na zkušenosti a časové možnosti vztahuje na celý projekt - vymyslet kompletní vizuál, kabeláž (kterou pak i natahujeme), vymyslet 15 m banner nápisu VUT a vyrobit kompletní led osvětlení, vytvořit návrh interiéru, usadit 3600 lidí, sledovat právní a ekonomické záležitosti, dělat kompletní logistiku, marketing a vlastně všechno od základů až po samotnou realizaci a následné 2 měsíční uzavírání projektu. I přes všechny vyjmenované věci, co se náročnosti týče, je tenhle projekt srdcovou záležitostí všech zúčastněných. Loňský ples byl v pořadí již čtvrtým. Po prvním roce se ples přesunul z hotelového komplexu na výstaviště do pavilonu P a v roce 2016 se jej mohlo zůčastnit 3300 techniků. V roce následujícím pak vzhledem k dlouhodobému obsazení pavilonu P byl ples realizován v propojených halách G1+G2, kde však kapacita dovolovala maximálně 3000 účastníků. V loňském roce se pak ples přesunul opět do pavilonu P a změnou uspořádání se podařila kapacita navýšit na 3600. Každý rok je originální nejen změnou dispozice, ale hlavně svou originální tématikou.

Přínos (vliv na chování / vnímání)

Ples VUT vznikl s myšlenkou propojení studentů napříč fakultami VUT, nejen na jeden krásný společenský večer, ale také v průběhu celého roku, aby se propojili při společné organizaci a aplikovali tak teoretické poznatky do praxe. Z toho hlediska má Ples VUT velký přínos pro jakýsi "růst studentů" a rozvoj jejich dovedností. Škola je vnímána velice pozitivně, jelikož je jedinou univerzitou, která má ples v tak velké míře kompletně organizován svými studenty. To, že je Ples VUT nejen v Brně vyhlášenou akcí, potvrzuje i to, že mezi zvanými hosty, kteří každoročně navštěvují ples, jsou zástupci studentů z dalších českých univerzit, kteří dávají pozitivní feedback pak dál na svých školách, že studenti jsou schopni organizace tak velkých akcí. V rámci univerzity se studenti při organizaci propojí a pracují bez ohledu na příslušnost k fakultě. V průběhu večera se studenti můžou neformálně pobavit s akademickými pracovníky. Rovněž jsou zvaní zástupci firem, kteří spolupracují s univerzitou a zaměstnávají absolventy VUT. Vzhledem k tomu, že se Ples VUT koná v předvánočním čase, přenáší se slavnostní atmosféra a pozitivní naladění na celý adventní čas.

Doplňující informace

Ples VUT je studentský projekt, kde v praxi využíváme, co jsme se naučili ve škole a můžeme vše přímo aplikovat, jako jsou například znalosti z projektového řízení, architektury, nebo elektrotechniky. Projekt vede projektový manažer, který má kolem sebe svůj tým lidí (loni jich bylo 9) a tento tým vedoucích má pod sebou další studenty, což v loňském roce činilo přes 80 studentů napříč fakultami VUT, kteří se podíleli na organizaci tak velké akce. Tito studenti jsou zodpovědní za organizaci, marketing, sponzoring, logistiku, technické zabezpečení, vymýšlení hlavního i doprovodného programu až po samotnou realizaci. Na správnost smluv a kontrolu financí dohlíží ekonomické a právní oddělení rektorátu VUT, coby konzultační a kontrolní orgán s ohledem na veřejnoprávní instituci. Ples je organizován za účelem podpory sounáležitosti studentů s univerzitou, kdy na konci je reálný výsledek toho, na čem se celý rok podíleli. O ples je každoročně velký zájem, což potvrzuje i to, že vstupenky se minulý rok vyprodaly v online prodeji v průběhu několika hodin.

Rozpočet

do 5 mio



obrázek
obrázek
obrázek
obrázek
obrázek