1A

Event, na kterém objevíte svůj šestý smysl

Firma Konsorcium firem (AV MEDIA, Exposale, Stones Catering, FOR/EVENTS, PVA EXPO PRAHA)
Klient

Seznam účastníků kampaně nesoucích hlavní podíl na úspěšnosti přihlášených prací

Jan Kubinec - Výkonný a obchodní ředitel
Jan Veniger - Projektový manažer
Petra Vegnerová - Marketing manager
Kateřina Stone Bartošová - CEO
Daniel Stone - Jednatel společnosti
Jindřich Koranda - Jednatel společnosti
Dominika Haltmarová - Obchodní manažerka PVA EXPO PRAHA
Pavlína Kontrová - Obchodní manažerka PVA EXPO PRAHA
Daniel Bartoš - Ředitel OT pronájem areálu PVA EXPO PRAHA



Cíl a popis eventového projektu, způsob realizace a výsledek eventového projektu

Jak inspirovat a vzdělávat co nejvíce eventových profesionálů? Bavit se o konkrétních zakázkách, aniž by z informací těžila konkurence? Jak seznámit své zákazníky s obchodními partnery a představit jim svou aktuální nabídku? My jsme zvolili formu třídenního eventu, jehož základem se stala individuální péče o návštěvníky. Výsledkem byla 100% spokojenost s individuální péčí každému klientovi, návštěvnost přes 600 profesionálů i množství interakcí na sociálních sítích. Agentury akce zaujala natolik, že na ni poslední den přivedly své vlastní klienty. 95 % návštěvníků v rámci průzkumu uvedlo, že hodlá využít 1 či více nabízených řešení, což reálně vyústilo v desítky nových projektů.

Počet oslovených eventem vs reálně zúčastněných

Oslovených na 1500 odborníků, reálně zúčastněných 646 eventových specialistů (Aplikace EasyEvent)

Kreativita

Čtyři vedoucí eventoví dodavatelé spojili své síly ve snaze vzdělávat a inspirovat své klienty i potenciální zákazníky. Proto vytvořili jeden společný koncept eventu zahrnující jedinečnou kombinaci veletrhu, konference, živého vystoupení a výstavní akce na ploše 5 000 m2. Zvláštní důraz jsme kladli na pocit exkluzivity každého zákazníka. Vycházeli jsme přitom z myšlenky, že agentury nerady před sebou sdílejí své nápady. Proto jsme celou akci rozdělili do 3 dnů tak, abychom měli prostor se každému klientovi individuálně věnovat. Personál i prodejní tým byli informováni o každém klientovi, který je přišel navštívit. Následně byl klient proveden po celém areálu s maximálně osobním přístupem a v případě zájmu byl představen dalším partnerům. Akce uvedla také služby začínajících firem, které doplňovaly služby partnerů eventu. Od dekorací až po technologie - např. HoloLens, 5K VR headset pro high-res obsah, interaktivní VR divadlo, roboty a taneční vystoupení. Jakým způsobem jsme vzdělávali a inspirovali návštěvníky? Umožnili jsme jim v rámci jednoho tanečního vystoupení vidět rozdíl v použití projekce a LED stěny. Ukázali jsme možnosti proměny kongresového sálu pomocí mappingu a ambientního osvětlení. Návštěvníci měli také příležitost vidět několik aktuálních stylů mobiliáře, dekorací a cateringu, trendy ve výstavnictví. Vše jsme nejen ukázali, ale také k tomu dodávali odborný výklad a individuální konzultace. Protože je důležité působit nejen na současný eventový trh, ale také na ten budoucí, pozvali jsme na poslední den naší akce školy vychovávající budoucí profesionály v tomto oboru – střední školy s hotelovým či technologickým zaměřením (nad rámec uvedených statistik). Abychom rozšířili návštěvnost akce také mezi odbornou veřejnost mimo okruh zákazníků všech partnerů, využili jsme potenciál virálního efektu sociálních sítí. Na poslední den akce byli další návštěvníci pozváni prostřednictvím Facebooku – pozvánka byla zveřejněna v místních skupinách pro organizátory eventů a marketingové profesionály. Dopad byl vysoký, protože účast návštěvníků v posledním dni byla o 50% vyšší. Během události byl také použit Instagram – naše událost s hashtagem #6smysl zasáhla několika tisíc účtů. Klienti sami postovali uvedený hashtag a tím také zvali své další zákazníky. Veškerý obsah s tímto hashtagem byl shromážděn v aplikaci Event#tag a zobrazen na obrazovkách v místě konání. Celkem bylo postováno 66 příspěvků.

Náročnost a exekuce

Plánování eventu zabralo přibližně půl roku. Protože jediným volným termínem pro konání podobné akce v PVA EXPO Praha v Letňanech bývá začátek nového roku, spadaly největší přípravy do období vánočních svátků. Načasováním jsme rovněž sledovali fakt, že šlo o termín mimo hlavní sezónu, a tak návštěvníci neměli problém se akce zúčastnit. Na samotném eventu se pak následně podílelo na 200 techniků a přibližně stejný počet odborníků z dalších profesí. Příprava eventu na místě trvala 5 dní, což včetně trvání akce a následné deinstalace činilo 10 dní onsite. Klienti byli osobně pozváni zástupci společností nebo personalizovanými emaily. Mohli si vybrat ze 12 časových intervalů ve třech různých dnech, na které obdrželi e-ticket s QR kódem. Po registraci na recepci byli návštěvníci uvítáni společným prodejním týmem v tematicky dekorovaném lobby. Program byl následně připravený ve dvouhodinových blocích. Nechyběla ani networkingová zóna. V kongresovém sále jsme představili možnosti proměny sálu pomocí video mappingu a ambientního osvětlení. V jedné z nových výstavních hal bylo pro návštěvníky připraveno velké eventové expo. Inspirovat se tam mohli různými styly set-upů pro eventy – k vidění byly různé styly mobiliáře, dekorací a cateringu. A chybět samozřejmě nemohly ani nejmodernější interaktivní technologie, protože co je interaktivní, to zkrátka a jednoduše baví. Proto jsme pro návštěvníky připravili hned několik interaktivních řešení a také výstavní část plnou zajímavých technologií nejen na eventy. K vidění bylo několik řešení virtuální reality, rozšířené reality a dalších technologií, které jsou v poslední době součástí každého moderního eventu. Zlatým hřebem celého programu se stalo taneční vystoupení seskupení Losers Cirque Company. To každé dvě hodiny ukázalo, jak efektně se dá propojit moderní tanec s technologiemi a světelnou show. Důležitou roli v představení totiž hrály i dvě projekce tvořící scénu představení – jedna z nich byla 4K zadní projekce a druhou byla LED stěna. Návštěvníci akce tedy viděli nejen originální spojení kulturní vložky a technologií, ale i kontrast těchto dvou moderních zobrazovacích řešení. Po představení následovala odborná přednáška vysvětlující použité technologie a jejich přínos. Po skončení akce jsme nezapomněli ani na následný follow-up, který zahrnoval emailing s poděkováním. Sdíleli jsme s návštěvníky fotky i video, publikovali event na webu a sociálních sítích. Jako důležitý zdroj informací nám sloužil dotazník, který vyplnilo 20 % návštěvníků. Na jeho základě jsme pak provedli společně s partnery hodnocení akce a v příštím ročníku zavedli některé změny.

Přínos (vliv na chování / vnímání)

Tento unikátní koncept inspiračně-vzdělávacího eventu byl mimořádně dobře návštěvníky přijat, jak potvrdil následný follow-up i reakce pozvaných přímo během konání akce. Během tří dnů se naší akce zúčastnilo 646 odborníků z 232 eventových agentur a firem. Jak vyplynulo z následného emailového dotazníku po skončení akce realizovaným systémem EasyEvent - 93 % z respondentů bylo s událostí extrémně nebo velmi potěšeno. 95 % uvedlo, že využije alespoň jedno z prezentovaných řešení, což potvrdilo náš předpokládaný vysoký akviziční potenciál. Zcela 100 % dotázaných ocenilo individuální přístup daný všem návštěvníkům. Ani agentury neměly vzhledem k osobnímu přístupu zábrany konzultovat své konkrétní zakázky, což poskytlo všem pořadatelům velmi cenné informace a zpětnou vazbu. Návštěvníci také ocenili načasování eventu na počátek ledna, tedy mimo hlavní sezónu. O tom svědčí i reakce z dotazníku: „Děkuji, akce byla opravdu skvělá – a dobře načasovaná – jindy, než v mimosezóně bych se na ni nedostala.“ Silným nástrojem se ukázalo spojení zúčastněných partnerů jako předních hráčů na eventovém trhu. Díky tomu jsme měli možnost prezentovat jedinečný výsledek, který vznikne pouze synergií všech odborností v jeden celek. Například jak prezentaci cateringu může pozvednout správné nasvícení či doprovodné audio. Každý z partnerů zaznamenal v každém odběru newsletteru nárůst o 10–25 %, což svědčí o zvýšeném zájmu o vzdělávání v oblasti pořádání eventů. Neočekávaně jsme dokonce řešili návštěvníky z řad agentur, kteří se v následujících dnech po prohlídce vraceli se svými vlastními zákazníky.

Doplňující informace

Vše jsme shrnuli v ostatních částech hodnocení.

Rozpočet

do 5 mio



obrázek
obrázek
obrázek
obrázek
obrázek